Digital Sykmelding - er din bedrift forberedt til 15. januar?




Digital Sykmelding - er din bedrift forberedt til 15. januar?

NAV melder om at hele landet vil omfattes av digital sykmelding fra 15. januar 2018. Dette vil si at alle arbeidsgivere i landet må gjøre seg klar for å motta både sykmelding og sykepengesøknader digitalt. Er din bedrift klar for digitaliseringen?

Viktig å sjekke innboksen i Altinn

Alle digitale sykmeldinger kommer i bedriftens innboks i Altinn. Om dere forskutterer sykepenger, kommer også den digitale søknaden om sykepenger her. Husk å lete i riktig postkasse, det vil si på deres egen underenhet, ikke det juridiske organisasjonsnummeret.

Gjennomgang av rutiner

Selv om digitaliseringen vil effektivisere sykmeldingsprosessen for bedriften, så krever det at dere tar dere tid til å gjennomgå og lage gode rutiner rundt sykmeldinger og sykepengesøknader:

  • Dere må sørge for at riktig person(er) får tilgang til Altinn, slik at de kan ta imot sykmeldinger og søknader. De samme personene skal også oppgi nærmeste leder for den ansatte som er sykmeldt.
  • Sett opp varsling slik at dere automatisk får beskjed når nye sykmeldinger og søknader kommer inn i Altinn (se Altinn sin veiledning for varsel her).
  • Tildel rettigheter til enkelttjenestene: ”Sykmelding”, ”Sykmelding – oppgi nærmeste leder med personalansvar” og ”Søknad om sykepenger” til de utvalgte personene i virksomheten.
  • Oppfordre de ansatte til å ta i bruk digital sykmelding.

Hva er fordelene med digital sykmelding?

  • Dere trenger ikke lenger distribuere sykmeldingen og søknaden internt.
  • Nærmeste leder får tilgang til sin egen side: http://www.nav.no/minesykmeldte. Her vil det komme stadig flere nyttige verktøy til hjelp for de personalansvarlige lederne når de skal følge opp sykmeldte arbeidstakere.
  • NAV-kontoret får mulighet til å ta kontakt med rett person hos dere underveis i oppfølgingen.
  • Søknaden om sykepenger blir riktig utfylt fordi den ansatte får støtte til utfyllingen i den digitale løsningen.
  • Dere får kopi av søknaden om sykepenger som sendes til NAV. Den ansatte vil ha mulighet til å korrigere denne ved behov.

Hvem i bedriften har tilgang til sykmeldinger og søknader?

Bedriften velger selv hvem som skal ha tilgang til sykmeldinger og søknader, men tjenesten krever at personen(e) har en eller flere av disse rollene i Enhetsregisteret (hentet fra Altinn):

  • Daglig leder/administrerende direktør
  • Styrets leder
  • Innehaver
  • Komplementar
  • Deltaker med delt ansvar
  • Deltaker med fullt ansvar
  • Bestyrende reder
  • Norsk representant for utenlandsk enhet
  • Bostyrer

Alle som er listet over kan også tildele tilganger til andre personer (f.eks. regnskapsfører) dersom de bistår med dialog opp mot NAV/sykepenger.

Er vi helt kvitt sykmelding på papir?

Nei, det er fortsatt noen få tilfeller der sykmeldinger må sendes i papirform:

  • Hvis sykmeldingen gjelder behandlingsdager eller reisetilskudd
  • Ansatte som har reservert seg mot digital kommunikasjon med det offentlige
  • Ansatte som ikke har adgang til å få bankID eller annen legitimasjon på høyeste sikkerhetsnivå
  • Ansatte som oppholder seg på skjult adresse
  • Inntektsopplysninger blir sendt som før

Inntektsopplysninger er det eneste bedriften skal sende til NAV i papirform som tidligere. Dette gjelder uansett om bedriften forskutterer sykepenger eller ikke. NAV jobber med en digital løsning som skal stå ferdig i 2019.

Sykmeldingen trinn for trinn

Her ser du en oversikt over den digitale prosessen for å sende inn og motta sykmeldinger og sykepenger, både for arbeidsgiver og arbeidstaker (hentet fra nav.no).

  1. Arbeidstakeren blir sykmeldt.
  2. Arbeidstakeren får en SMS eller e-post hvor det står: «Det ligger en melding til deg på nav.no.»
  3. Arbeidstakeren logger inn på nav.no og finner sykmeldingen under tjenesten «Ditt sykefravær». Herfra kan arbeidstakeren sende sykmeldingens del C til arbeidsgiveren.
  4. Arbeidsgiveren får en e-post og/eller SMS om at det har kommet en sykmelding i Altinn.
  5. Den som har tilgang hos arbeidsgiveren henter sykmeldingen i Altinn og svarer på hvem som er nærmeste leder.
  6. Nærmeste leder får så en e-post fra NAV: «Hei! Du har fått tilgang til sykmeldingen til en av dine ansatte. Følg denne lenken for å se sykmeldingen: [Lenke]. Vennlig hilsen NAV».
  7. Nærmeste leder logger inn og finner fra da av sykmeldinger fra den ansatte på nav.no. Snarveien www.nav.no/dinesykmeldtekan alltid brukes til å finne siden. Her vil det komme stadig flere tjenester til nærmeste leder.
  8. Den ansatte får en ny SMS eller e-post siste dag i sykmeldingsperioden om at det ligger en søknad på nav.no.
  9. Den ansatte logger inn på nav.no og blir bedt om å fylle ut søknaden om sykepenger (tidligere sykmeldingens del D) under tjenesten «Ditt sykefravær». Søknaden sendes digitalt fra den ansatte til NAV og/eller til arbeidsgiveren.
  10. Arbeidsgiveren får en e-post og/eller SMS om at det har kommet en søknad om sykepenger i Altinn. Den som har tilgang hos arbeidsgiveren henter søknaden i Altinn.
  11. Nærmeste leder får en e-post fra NAV: «Hei. En søknad om sykepenger for en av dine ansatte er nå tilgjengelig på nav.no. Logg deg inn på www.nav.no/minesykmeldte eller følg denne lenken: [Lenke]. Vennlig hilsen NAV».
  12. Både nærmeste leder og den hos arbeidsgiver med tilgang til søknaden i Altinn kan kontrollere om søknaden om sykepenger er korrekt utfylt.
  13. Hvis den ansatte har vært syk innenfor arbeidsgiverperioden (mindre enn 16 dager), sendes ingen opplysninger til NAV.
  14. Hvis den ansatte har vært syk utover arbeidsgiverperioden (mer enn16 dager), sendes søknaden om sykepenger automatisk til NAV. Arbeidsgiveren skal da bare sende inntektsopplysninger på papir til NAV som før. Se riktig adresse i NAV: www.nav.no/sykepenger.
  15. Den ansatte kan ved behov korrigere søknaden og sende på nytt via «Ditt sykefravær».

Trenger din bedrift hjelp med lønnskjøring? Vi tar oss av hele lønnsprosessen for din bedrift og kan tilby faste månedspriser baser på antall ansatte. Les mer om våre lønnstjenester til fastpris her.